D-TRACK

บริบทและความท้าทายของงานสำนักงานคลัง มจธ.

สำนักงานคลัง มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีพระจอมเกล้าธนบุรี เป็นศูนย์กลางการบริหารจัดการงบประมาณ การเงิน การบัญชี และพัสดุที่ต้องรองรับความต้องการของทุกคณะ สถาบัน สำนักวิจัย และหน่วยงานสนับสนุนทั่วทั้งมหาวิทยาลัย ในแต่ละวัน บุคลากรของสำนักงานคลังต้องตรวจทานและประมวลผลธุรกรรมจำนวนมหาศาล ทั้งฎีกาเบิกจ่าย ใบสำคัญคู่จ่าย รายการตรวจรับพัสดุ การกระทบยอดเงินฝากธนาคาร รวมถึงการจัดทำรายงานภาษีและงบการเงิน

ลักษณะงานส่วนใหญ่มีเส้นตายที่กระชั้นชิดและต้องมีความถูกต้องแม่นยำทางระเบียบการเงินการคลังในระดับสูงสุด แต่ในการปฏิบัติงานจริง บันทึกภาระงานประจำวันมักถูกจดแยกส่วนอยู่ในสมุดบันทึกส่วนบุคคลหรือไฟล์ Excel ส่วนตัวของเจ้าหน้าที่แต่ละโต๊ะ สิ่งนี้ทำให้เกิดปัญหาเชิงระบบสองประการที่เรื้อรังมานาน:

ประการแรก หัวหน้าฝ่ายและผู้อำนวยการสำนักงานคลังไม่สามารถเห็นภาพรวมของปริมาณงานจริง (Workload Visibility) ที่เกิดขึ้นในแต่ละวัน ไม่ทราบว่าฝ่ายงานใดกำลังมีเอกสารคั่งค้าง บุคลากรท่านใดกำลังแบกรับภาระงานเกินกำลัง หรือจุดใดในกระบวนการกลายเป็นคอขวด ทำให้ไม่สามารถเกลี่ยกำลังคนเพื่อแก้ไขปัญหาได้ทันท่วงที

ประการที่สอง เมื่อถึงรอบการประเมินผลการปฏิบัติงานประจำปี (รอบประเมิน TOR / KPI) บุคลากรต้องเสียเวลาทำงานล่วงเวลาหลายวันเพื่อรื้อค้นเอกสารเก่า คัดแยกเลขที่ฎีกา รวบรวมหลักฐานชิ้นงานที่เคยทำไว้ตลอด 6 ถึง 12 เดือน เพื่อนำมาเขียนรายงานสรุปผลงานตนเอง ส่งผลให้เกิดความเหนื่อยล้าทางธุรการ และข้อมูลผลงานที่รวบรวมได้อาจตกหล่นหรือไม่สะท้อนภาระงานจริงที่ได้ทุ่มเทไปตลอดทั้งปี

---

แนวคิดการออกแบบ D-TRACK: บันทึกง่าย ใช้เวลาน้อย แต่ได้ข้อมูลเชิงลึก

โจทย์สำคัญที่สุดในการพัฒนาระบบ D-TRACK (Daily Task Record & Assessment Knowledge System) ไม่ใช่การสร้างแบบฟอร์มที่ซับซ้อน แต่คือการสร้างระบบที่เจ้าหน้าที่ “ยินดีที่จะเปิดใช้ทุกวัน” โดยไม่รู้สึกว่าการลงข้อมูลเป็นการเพิ่มภาระงาน ทีมงานจึงกำหนดหลักการสำคัญคือ การลงบันทึกงานประจำวันต้องใช้เวลาไม่เกิน 2–3 นาทีต่อวัน

• บันทึกงานอย่างมีโครงสร้าง (Structured Activity Logging): ระบบจัดหมวดหมู่งานหลักของสำนักงานคลังไว้อย่างเป็นระเบียบ เช่น งานตรวจสอบเอกสารเบิกจ่าย, งานตัดจ่ายงบประมาณ, งานจัดซื้อจัดจ้าง, งานทำเช็คและโอนเงิน, หรืองานบริการให้คำปรึกษาแก่หน่วยงานภายนอก เจ้าหน้าที่เพียงเลือกประเภทงาน ระบุจำนวนชิ้นงาน (เช่น ตรวจสอบใบสำคัญ 25 ฉบับ) ระบุเวลาที่ใช้จริง และวางลิงก์หรือแนบเอกสารหลักฐานอ้างอิง
• การส่งตรวจและรับรองงานตามสายการบังคับบัญชา (Verification Workflow): เมื่อเจ้าหน้าที่ส่งบันทึกงานประจำวัน หัวหน้างานจะได้รับการแจ้งเตือนและสามารถกดรับทราบหรือให้ข้อคิดเห็น (Feedback) กลับมาได้ทันที หากมีงานที่ติดขัดเรื่องเอกสารไม่สมบูรณ์ หัวหน้างานจะมองเห็นและเข้าช่วยเหลือได้ตั้งแต่เนิ่นๆ แทนที่จะรอจนหมดปีงบประมาณ
• การเชื่อมโยงเข้ากับตัวชี้วัดผลงานอัตโนมัติ (Automated KPI Mapping): งานที่บันทึกไว้จะถูกจับคู่เข้ากับเกณฑ์การประเมินและพันธกิจของสำนักงานคลังโดยอัตโนมัติ เมื่อถึงรอบประเมินผลงาน ระบบจะประมวลผลสรุปชิ้นงาน ชั่วโมงการทำงาน และเปอร์เซ็นต์ความสำเร็จของตัวชี้วัดแต่ละข้อออกมาเป็นรายงานฉบับสมบูรณ์ พร้อมหลักฐานอ้างอิงครบถ้วนในคลิกเดียว
• แดชบอร์ดบริหารจัดการกำลังคน (Workload Balancing Dashboard): สำหรับผู้บริหารสำนักงานคลัง ระบบแสดงแผนภูมิการกระจายตัวของเวลาทำงานตามประเภทภาระงาน ทำให้เห็นได้อย่างชัดเจนว่าเวลาส่วนใหญ่ของทีมหมดไปกับขั้นตอนใด และช่วยให้การวางแผนอัตรากำลังคนในแต่ละช่วงเวลาของปีงบประมาณเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและเป็นธรรม

---

สถาปัตยกรรมระบบและเทคโนโลยี (Architecture & Engineering)

เพื่อให้ระบบ D-TRACK รองรับการใช้งานของบุคลากรได้อย่างรวดเร็ว เสถียร และมีโครงสร้างที่บำรุงรักษาได้ในระยะยาวตามมาตรฐาน Clean Architecture ระบบจึงถูกแบ่งออกเป็นสองส่วนหลักอย่างชัดเจน:

1. Backend: Go (Golang) Microservice & Clean Architecture

แกนกลางของระบบหลังบ้านพัฒนาด้วยภาษา Go เนื่องจากเป็นภาษาที่คอมไพล์เป็นเนทีฟไบนารี ให้ความเร็วสูง มีอัตราการใช้หน่วยความจำ (Memory Footprint) ต่ำ และมีความสามารถด้าน Concurrency สูงมาก เหมาะสมอย่างยิ่งสำหรับระบบงานภาครัฐที่ต้องประมวลผลข้อมูลรายงานขนาดใหญ่ในช่วงสิ้นงวดการประเมิน

โครงสร้างของระบบใน Go ถูกจัดระเบียบตามแนวคิด Clean Architecture:

• Domain Layer: นิยาม Entity ของภาระงาน (Task Entity), กฎเกณฑ์การนับชั่วโมงการทำงาน, และตรรกะการคำนวณตัวชี้วัด (KPI Evaluation Rules) ซึ่งปราศจากการพึ่งพาไลบรารีภายนอก
• Use Case Layer: ควบคุมขั้นตอนการทำงานหลักของระบบ เช่น กระบวนการส่งงานเพื่อรับรอง, การตรวจสอบสิทธิ์การอนุมัติตามสายการบังคับบัญชา, และการรวมข้อมูลสถิติ (Aggregation Service)
• Repository Layer: จัดการการอ่านและเขียนข้อมูลลงบน PostgreSQL โดยใช้ Prepared Statements และ Transaction Isolation เพื่อรับประกันความถูกต้องของข้อมูล
• Delivery Layer: ให้บริการ RESTful API ที่มี Type Safety และจัดการ Data Validation อย่างรัดกุมก่อนส่งต่อเข้าสู่ชั้นตรรกะธุรกิจ

2. Frontend: Next.js + Material UI (MUI) + Tailwind CSS

ส่วนต่อประสานกับผู้ใช้งาน (User Interface) ได้รับการออกแบบให้มีความทันสมัย ใช้งานง่าย และตอบสนองต่อผู้ใช้งานได้อย่างรวดเร็ว:

• Next.js: ใช้ประโยชน์จากสถาปัตยกรรมสมัยใหม่ ทั้ง Server-side Rendering สำหรับหน้าสรุปผลงาน และ Client-side Routing ที่ให้ความรู้สึกลื่นไหลเสมือนเดสก์ท็อปแอปพลิเคชัน
• Material UI (MUI): นำมาใช้เป็นแกนหลักสำหรับคอมโพเนนต์ที่ต้องการความซับซ้อนและมาตรฐานการเข้าถึงสูง (Accessibility & Form Usability) เช่น ตารางข้อมูลภาระงาน (Data Grid) ที่รองรับการคัดกรองข้อมูลหลายมิติ, ระบบเลือกวันที่และเวลา (Date & Time Pickers), ตัวเลือกแบบค้นหาได้ (Autocomplete Selectors), และกล่องข้อความยืนยันการอนุมัติงาน
• Tailwind CSS: ใช้งานร่วมกับ MUI เพื่อควบคุม Spacing, ระบบ Grid, การจัดวางสัดส่วนหน้าจอ และตกแต่งรายละเอียดสไตล์ ให้มีโทนสีที่สุขุม เป็นระเบียบ เรียบหรู และสอดรับกับเอกลักษณ์ของ มจธ.

---

ความมั่นคงปลอดภัยและการตรวจสอบย้อนหลัง (Audit Trail & Governance)

เนื่องจาก D-TRACK เป็นระบบที่เกี่ยวข้องกับการประเมินผลการปฏิบัติงานและความดีความชอบของบุคลากร ความโปร่งใสและความน่าเชื่อถือของข้อมูลจึงเป็นหัวใจสำคัญ:

• เส้นทางการตรวจสอบที่เปลี่ยนแปลงไม่ได้ (Immutable Audit Log): ทุกกิจกรรมในระบบ ไม่ว่าจะเป็นการสร้างภาระงาน การแก้ไขเนื้อหา การส่งตรวจ การอนุมัติรับรอง หรือการส่งกลับไปแก้ไข จะถูกบันทึกประวัติการเปลี่ยนแปลงพร้อมข้อมูลระบุตัวตนและ Timestamp แบบละเอียดลงใน Audit Table ทำให้ตรวจสอบย้อนหลังได้ทุกกรณี
• การจัดการสิทธิ์ตามบทบาท (Role-Based Access Control - RBAC): กำหนดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลตามตำแหน่งหน้าที่จริงอย่างเข้มงวด โดยผู้ปฏิบัติงานจะเห็นเฉพาะงานของตนเอง หัวหน้างานจะเห็นงานของทีมในสังกัด และผู้บริหารระดับสูงจะสามารถดูสถิติภาพรวมระดับฝ่ายและระดับสำนักงานได้
• ความสมบูรณ์ของข้อมูลข้ามรอบปีงบประมาณ: ระบบมีกลไกล็อกข้อมูล (Freeze Period) เมื่อสิ้นสุดรอบการประเมินผลงาน เพื่อป้องกันการแก้ไขข้อมูลย้อนหลังหลังจากที่คณะกรรมการได้พิจารณาผลการประเมินเรียบร้อยแล้ว